<html>
  <head>
    <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8">
  </head>
  <body>
    Dear Heather,<br>
    <br>
    thank you for your kind responses. Please find my comments below:<br>
    <br>
    <div class="moz-cite-prefix">On 06/11/2020 00:19, Heather West
      wrote:<br>
    </div>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CAPunpCbmAYUhg=Vzd48=FxeGZV=L2uHOeOkdZ4hMVEK55XwZ7g@mail.gmail.com">
      <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8">
      <div dir="ltr"><font size="2">[...]<br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">The current policy was unanimously approved to replace a previous version of the policy from 2011; as I understand it, clarifications to the 2011 policy were needed. That’s the history that I know right now - but I would be very surprised if CoI policies have not been in place for most of ISOC’s existence, given IRS requirements for nonprofits. In the case of current discussion, there was some disagreement amongst Trustees as to how to interpret the current policy - that is not ideal. We can clarify based on learnings from those discussions. We wanted to draw the community's attention to this while we work out what clarifications to the policy might be needed.</span></font></p>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
    <font size="2">Thank you for providing a bit of background to this.
      To be clear, I agree that a conflict of interest policy is needed.
      I just do not think that the conflict of interest policy as it is
      now defined is fair towards all candidates. In fact, I believe it
      is especially unfair towards chapter candidates. In my previous
      email I proposed alternatives which I hope the Board of Trustees
      will consider.<br>
      <br>
    </font>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CAPunpCbmAYUhg=Vzd48=FxeGZV=L2uHOeOkdZ4hMVEK55XwZ7g@mail.gmail.com">
      <div dir="ltr"><font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>  * Why is there a focus on organisations that used to be, in the past,</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    referred to as the I-star organisations, organisations that were</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    viewed as friends, but now appear to be no longer? Why were more</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    "distant" organisations, like ITU, or the IEEE, or ACM not given as</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    an example?</span></font></p>
        <font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">The examples in the CoI policy are only examples ("include, but are not limited to") - they are intended to be illustrative of the kinds of organizations that *may* be a conflict of interest. While the current CoI policy notes these are only examples, there may be a way to make that even more clear in the policy. I don’t know why those examples were chosen, but it’s likely because they were notable examples that many Trustees would be familiar with and thus able to use to think through potential conflicts of interest - you are correct that both are an important part of the wider Internet community that we work within, as are the other examples you note. </span></font></p>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
    <font size="2">Understood. Perhaps I am reading too much into the
      examples.<br>
      <br>
    </font>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CAPunpCbmAYUhg=Vzd48=FxeGZV=L2uHOeOkdZ4hMVEK55XwZ7g@mail.gmail.com">
      <div dir="ltr"><font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>  * Why is there a mention of "individuals who are directly involved in</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    the policy development process of these organisations" instead of</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    referring to being in their leadership? There is no difference made</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    between being in the leadership of an organisation and contributing</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    benevolently to a working group.</span></font></p>
        <font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">As I understand it, the CoI policy is intended to ensure that Trustees can participate in any number of organizations or related activities - we want to be able to draw Trustees from a wide pool (of course, as elected by members of the community). However, if a Trustee is part of the direct policymaking or governance of multiple organizations, then that can create a conflict of interest - what if a decision would benefit one and be to the detriment of another?</span></font></p>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
    The problem is that a definition of "Leadership" is possible. For
    example, one could define "Leadership" as being a Chair, Vice Chair,
    Board member, Official Representative of a body that makes policy
    that is likely to directly impact Internet Society Policy Advocacy.
    <br>
    But instead, there is this vague "directly involved in the policy
    development process" which is not strictly definable. Does this
    include being a member of an ICANN working group? Does it include
    filing a comment in the Public Consultation process that ICANN uses
    as a key way to collect input from the public? There is no hardline
    definition of "directly involved in the policy development process"
    and therefore this puts a very large number of people in a position
    that if they want to be on the ISOC Board of Trustees, they need to
    completely withdraw from *any* policy development.<br>
    <br>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CAPunpCbmAYUhg=Vzd48=FxeGZV=L2uHOeOkdZ4hMVEK55XwZ7g@mail.gmail.com">
      <div dir="ltr">
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"> We don’t want to put the Board or our Trustees in that difficult position. As I understand it, advising other organizations is not a conflict of interest, but determining policy for an organization in the same areas of engagement as ISOC creates the potential for problems (regardless of whether they are formally on a leadership team for that organization). The CoI policy does also have other examples in the document - for instance, full members of the IAB or members of the IESG are excluded from being Trustees due to ISOC's relationship with the IETF. 
</span></font></p>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
    Yes, but this over-protective attitude is actually exclusionary.
    Conflict of interest policies in many organisations, especially
    organisations that involve volunteers, enable the Board member to
    make their decision to recuse themselves from discussions, not the
    other way around. As I said, excluding someone from *all* ISOC
    Trustee activity when there is a chance every few years that there
    might be a conflict of interest in one decision process of the Board
    of Trustees is throwing the baby out with the bathwater. How would
    people active in IETF working groups like to be told that they
    cannot be involved in the IETF (and not only the IAB or IESG who are
    the leadership)? So you have to drop your IETF work if you want to
    be on the ISOC Board of Trustees? It does not make sense, but that's
    exactly what's being asked of volunteers regarding any other
    organisation than the IETF.<br>
    <br>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CAPunpCbmAYUhg=Vzd48=FxeGZV=L2uHOeOkdZ4hMVEK55XwZ7g@mail.gmail.com">
      <div dir="ltr"><font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>  * Why is there an ill-conceived mention of "policy development"</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    relating to IGF? The Internet Governance Forum does not make any</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    policy, it is... a discussion forum - this sentence is embarrassing</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    for ISOC as it appears to point at ignorance of this basic point.</span></font></p>
        <font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">This inclusion seems to create some confusion; I admit that I am less familiar with the workings of the IGF than some. But it has been noted that the MAG Chair appears to make policy for the IGF. In any case, the confusion on this point would seem to merit some clarification that participation in discussion forums are not conflicts as envisioned by the CoI policy (as I understand it).</span></font></p>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
    <font size="2">So this again needs to be clarified as being the
      "Leadership" of the IGF and to define what that is. Does this mean
      an MAG member is blocked from being a Trustee? Should ISOC Staff
      be prevented from being MAG members too? In fact, should ISOC
      prevent itself from having any direct input in the MAG? I see this
      as a double edged sword. I remember the time when it was an asset
      to have people who were in the inside tracks of the different
      organisations in order to enhance collaboration - but it seems
      that the policy is one of isolation now?<br>
      <br>
    </font>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CAPunpCbmAYUhg=Vzd48=FxeGZV=L2uHOeOkdZ4hMVEK55XwZ7g@mail.gmail.com">
      <div dir="ltr"><font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>  * If deciding to open the can of worms, why not open it fully and also</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    include conflict of interests of individuals that work for large</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    corporations that are directly involved in Internet Governance -</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    corporations that could benefit from ISOC's "independent policy</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    views" advocacy on a National or International level? They get paid</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    by these corporations - surely that's a greater conflict of interest</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>    than the one of volunteers?</span></font></p>
        <font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">If they were in the "board or leadership" of the organizations you mention, they would also likely be covered by the first sentence of this section. Corporations generally do not have formal policy development bodies the way volunteer organizations do, so the sentence about the policy development bodies doesn't apply. Depending on the kind of organization, and the role within the organization, it is possible that someone might be deemed to have a conflict of interest. I don’t know if that has come up in the past.</span></font></p>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
    I don't feel at ease targeting anyone, because this is not my aim,
    but over years and years, the candidates that were selected by
    Organisational Members came from the policy side of the
    organisations. Again you say "Leadership" when the Conflict of
    Interest says "engaged in policy". I took this as an example because
    here too, I do not think it would be fair to block someone from
    these Organisational Members to be barred from a position on the
    ISOC BoT because their company was involved in policy that could
    conflict.<br>
    What is a policy counsel? Director of public policy? Technology
    policy? Advocacy? How many companies have such people involved in
    the ICANN policy development process? How many companies have
    representatives that are involved on the MAG? How many develop
    policy and interact with governments regarding the topics which the
    Internet Society is addressing? <br>
    That is why I again recommend we turn the table around and have
    members of the BoT declare their interests and withdraw on the rare
    cases when there is a conflict, rather than barring them from the
    seat altogether. We *want* people on the Internet Society Board of
    Trustees to have as large an address book and as much knowledge and
    experience as possible. When they are not conflicted on the topic
    discussed we want them to bring as much insight as possible. We want
    them to have access to as many people as possible. We want support
    from these companies. That is how you build a network, not by
    putting barriers all around and blocking oneself into an ivory
    tower. <br>
    <br>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CAPunpCbmAYUhg=Vzd48=FxeGZV=L2uHOeOkdZ4hMVEK55XwZ7g@mail.gmail.com">
      <div dir="ltr"><font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>The Conflict of Interest policy, as it currently stands, could prevent a</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>lot of very competent people from taking on positions on the ISOC Board</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>of Trustees.</span></font></p>
        <font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">The intent of the CoI policy is to be as narrow as possible, while also ensuring that Trustees are making decisions in the best interest of ISOC. We agree that being overly restrictive of the activities of potential Trustees would be a mistake. But, again, it is important not to have a conflict between any Trustee’s position with ISOC and their formal role within another organization.</span></font></p>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
    <font size="2">That's were things are really wrong. I understand
      that the ISOC Board of Trustees has fiduciary duty towards ISOC
      and that is absolutely fine and is defined by law. But ISOC Board
      of Trustees should make decisions in the best interest of the
      *Mission* that ISOC has defined it will pursue. I dispute that
      this should be in the best interest of ISOC itelf. Otherwise you
      are now turning ISOC into a self serving organisation. Sometimes,
      what is good for the Mission of ISOC might not be good for ISOC
      itself.<br>
      <br>
    </font>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CAPunpCbmAYUhg=Vzd48=FxeGZV=L2uHOeOkdZ4hMVEK55XwZ7g@mail.gmail.com">
      <div dir="ltr"><font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>1. Have a policy that allows all Board members to declare their</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>interests publicly, for all to see, on a publicly accessible page, which</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>can be updated regularly.</span></font></p>
        <font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Trustees do declare their potential conflicts on a regular basis, using a standard form; as Chair of the Audit Committee, I collect and monitor them. This is another thing that the IRS asks about from a process perspective. There have been discussions about whether to post these publicly, there has not been agreement about whether this is always possible.</span></font></p>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
    There are two things: declaring interests and declaring conflicts.
    Declaring interests transparently helps others establish whether
    there actually a conflict. Declaring only conflicts allows for
    obfuscation of conflicts. <br>
    <br>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CAPunpCbmAYUhg=Vzd48=FxeGZV=L2uHOeOkdZ4hMVEK55XwZ7g@mail.gmail.com">
      <div dir="ltr"><font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>2. Have a policy that allow Board members to recuse themselves from</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>discussions where their other commitments pose a conflict of Interest</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>for this topic only. I understand that one or more members of the Board</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>did exactly this during the PIR discussions.</span></font></p>
        <font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">In most cases, the CoI policy calls for the recusal of a Trustee when a conflict arises. There is a very narrow set of circumstances wherein the conflict is structural in nature; in this case, the policy instead requires the person to choose between their role on the Board or within the other organization, as recusal would not adequately protect ISOC. The goal is to make these circumstances as rare as possible while remaining responsible, as Trustees, to ISOC.</span></font></p>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
    Understood. As you can see from my points above, we differ in this,
    as I think we differ in where we put the bar for a structural
    conflict, versus a topical conflict. A structural conflict exists,
    in my opinion, when the organisations have opposite viewpoints in
    all matters. A topical conflict exists on a topic by topic basis. I
    maintain that the organisations which ISOC wants to protect itself
    from are the wrong targets to label as having a structural conflict.<br>
    <br>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CAPunpCbmAYUhg=Vzd48=FxeGZV=L2uHOeOkdZ4hMVEK55XwZ7g@mail.gmail.com">
      <div dir="ltr"><font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>3. Have a policy that allows the ISOC Board of Trustees to be</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>accountable to the ISOC Community, the channel for the Internet Society</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>to continue to excel in its Mission as listed in</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">></span><a
              href="https://www.internetsociety.org/mission/"
              style="text-decoration:none" target="_blank"
              moz-do-not-send="true"><span style="font-family:Arial;color:rgb(17,85,204);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">https://www.internetsociety.org/mission/</span></a><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">  - so the Internet Society does</span></font></p>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">>not risk being used as a lobbying tool for vested interests?</span></font></p>
        <font size="2"><br>
        </font>
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">I’m not sure what kind of formal accountability you envision here, but I think that, generally, what you’re talking about is outside the scope of the CoI policy discussed here. I will say that I certainly see my role as a Trustee as furthering the ISOC mission, and working within the Board to ensure that ISOC remains focused on that mission - so we share a goal in that.</span></font></p>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
    <font size="2">+1 \ This will need to be taken up by a working group
      outside the CoI policy.<br>
      Kindest regards,<br>
      <br>
      Olivier<br>
      <br>
      <br>
      <br>
    </font>
    <blockquote type="cite"
cite="mid:CAPunpCbmAYUhg=Vzd48=FxeGZV=L2uHOeOkdZ4hMVEK55XwZ7g@mail.gmail.com">
      <div dir="ltr">
        <p dir="ltr"
          style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">
</span></font></p>
        <p style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><font
            size="2"><span style="font-family:Arial;color:rgb(0,0,0);background-color:transparent;font-weight:400;font-style:normal;font-variant:normal;text-decoration:none;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">
</span></font></p>
      </div>
      <br>
      <div class="gmail_quote">
        <div dir="ltr" class="gmail_attr">On Thu, Nov 5, 2020 at 11:39
          AM Olivier MJ Crépin-Leblond <<a href="mailto:ocl@gih.com"
            target="_blank" moz-do-not-send="true">ocl@gih.com</a>>
          wrote:<br>
        </div>
        <blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px
          0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">
          <div> Dear Heather,<br>
            <br>
            thank you for your kind message and thank you for raising
            the issue of Conflict of Interest Policy with Chapters. This
            email is meant to share my personal comments regarding the
            policy as it currently stands and to question how this was
            established.<br>
            <br>
            First, how it was established. From your email, it appears
            that this conflict of interest policy was adopted
            unanimously by the Board of Trustees earlier this year -
            without any formal input from the very people affected by
            the policy, that is the three communities from which
            candidates on the Board of Trustees are drawn. Whilst I
            agree that, in principle, a Conflict of Interest policy is
            needed in any organisation, I wonder what was the trigger
            for this sudden waking of the sleeping dragon after so many
            years where the matter had not been addressed, and there did
            not appear to have been cause for concern. Why were the
            relevant communities not consulted?<br>
            <br>
            Why do I call this a sleeping dragon? Because whilst I agree
            with you that the "Independent Policy View" section needs
            further review, it's a bit late to involve Chapters now that
            the section's already been passed by the Board. Plus, it
            awakens all sorts of questions, which I'll point out below.<br>
            <br>
            So let's see the two main paragraphs:<br>
            <br>
            <i><font color="#0000ff"><span
                  style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif">Individuals
                  in the board or the leadership of organizations that
                  operate in ISOC’s areas of </span><span
                  style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif">eng</span><span
                  style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif">agement
                  shall not serve as trustees, unless the engagement is
                  on behalf of or at the request of </span><span
                  style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif">ISOC’s
                  Board. <font color="#ff0000">Individuals who are
                    directly involved in the policy development process
                    of these </font></span><span
                  style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif"><font
                    color="#ff0000">organizations</font> shall not serve
                  as Interested Parties. These organi</span><span
                  style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif">zations
                  include, but are not limited to, </span><span
                  style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif">ICANN
                  (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers)
                  and the IGF (Internet </span><span
                  style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif">Governance
                  Forum).<br>
                  <br>
                </span><span
                  style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif">Chapters</span><span
                  style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif"><br>
                  <br>
                  Given ISOC’s relation with its chapters, members of
                  the leadership of an ISOC chapter, which </span><span
                  style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif">include
                  th</span></font></i><span
              style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif"><i><font
                  color="#0000ff">e chapter’s president and treasurer,
                  shall not serve as ISOC trustees</font></i><br>
              <br>
              I have a serious problem with the specific mentioning and
              therefore targeting of ICANN and IGF. This is not only
              because I am involved as a volunteer in these two
              organisations, but because it unfairly targets the
              involvement of most of our Chapter members in Internet
              Governance, whether at ICANN or IGF - and an overwhelming
              majority of Chapter members are involved as volunteers in
              these organisations. <b><br>
                <br>
                I would go further that their involvement in these
                organisations create the very fabric that the
                multistakeholder model is built on. Without this, there
                is no multistakeholder model. Is this what the Internet
                Society wants?</b><br>
            </span>
            <ul>
              <li><span style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif">Why
                  is there a focus on organisations that used to be, in
                  the past, referred to as the I-star organisations,
                  organisations that were viewed as friends, but now
                  appear to be no longer? Why were more "distant"
                  organisations, like ITU, or the IEEE, or ACM not given
                  as an example?<br>
                </span></li>
              <li><span style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif">Why
                  is there a mention of "individuals who are directly
                  involved in the policy development process of these
                  organisations" instead of referring to being in their
                  leadership? There is no difference made between being
                  in the leadership of an organisation and contributing
                  benevolently to a working group.<br>
                </span></li>
              <li><span style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif">Why
                  is there an ill-conceived mention of "policy
                  development" relating to IGF? The Internet Governance
                  Forum does not make any policy, it is... a discussion
                  forum - this sentence is embarrassing for ISOC as it
                  appears to point at ignorance of this basic point.<br>
                </span></li>
              <li><span style="font-size:18.4px;font-family:sans-serif">If
                  deciding to open the can of worms, why not open it
                  fully and also include conflict of interests of
                  individuals that <font color="#ff0000">work </font>for
                  large corporations that are directly involved in
                  Internet Governance - corporations that could benefit
                  from ISOC's "independent policy views" advocacy on a
                  National or International level? They get paid by
                  these corporations - surely that's a greater conflict
                  of interest than the one of volunteers?<br>
                </span></li>
            </ul>
            <p>The Conflict of Interest policy, as it currently stands,
              could prevent a lot of very competent people from taking
              on positions on the ISOC Board of Trustees. This blanket
              ban throws the baby out with the bath water. Worse: it is
              discriminatory towards a specific type of volunteer. Is
              this really what ISOC wants? <br>
            </p>
            <p>Instead of a policy that stops people from taking office
              altogether, if there is a deep concern in the ISOC Board
              of Trustees that conflicts of interest are a strong
              reality that needs to be addressed, perhaps is it time to:</p>
            <p>1. Have a policy that allows all Board members to declare
              their interests publicly, for all to see, on a publicly
              accessible page, which can be updated regularly.</p>
            <p>2. Have a policy that allow Board members to recuse
              themselves from discussions where their other commitments
              pose a conflict of Interest for this topic only. I
              understand that one or more members of the Board did
              exactly this during the PIR discussions.</p>
            <p>3. Have a policy that allows the ISOC Board of Trustees
              to be accountable to the ISOC Community, the channel for
              the Internet Society to continue to excel in its Mission
              as listed in <a
                href="https://www.internetsociety.org/mission/"
                target="_blank" moz-do-not-send="true">https://www.internetsociety.org/mission/</a> 
              - so the Internet Society does not risk being used as a
              lobbying tool for vested interests?<br>
            </p>
            <p><br>
            </p>
            <p>As I said, these are my personal views. I accept that I
              might be out of line, but my interest here is to safeguard
              the Internet multistakeholder model and when I see a
              friendly organisation wandering towards fragmenting this
              vulnerable ecosystem into "us against them" amongst its
              friends, I cannot keep my mouth shut.</p>
            <p>Kindest regards,</p>
            <p><br>
            </p>
            <p>Olivier<br>
            </p>
            <p><br>
            </p>
            <br>
            <div>On 04/11/2020 01:35, Heather West via Chapter-delegates
              wrote:<br>
            </div>
            <blockquote type="cite">
              <div dir="ltr">
                <div><br>
                </div>
                As Chair of the Internet Society Audit Committee, I
                wanted to share an update with you.<br>
                <div>
                  <p class="MsoNormal"> <br>
                    As you may know, the Audit Committee reviews the
                    Conflict of Interest forms filed by members of the
                    Board of Trustees and officers of the Internet
                    Society to ensure that we are in compliance with our
                    Conflict of Interest (“CoI”) policy.<br>
                    <br>
                    The CoI policy states that members of the Board of
                    Trustees cannot hold a position in the policy
                    development process in another organization
                    operating in the Internet Society’s areas of
                    engagement, and we are evaluating a situation where
                    this restriction may be relevant. One of our
                    Trustees has been appointed as a non-voting member
                    to the GSNO Council, the Generic Names Supporting
                    Organization – a policy-development body that
                    develops and recommends policies relating to generic
                    top-level domains (gTLDs) to the ICANN Board.<br>
                    <br>
                    The Internet Society has a long history of
                    collaborating with our diverse community from around
                    the world, and is committed to having vibrant and
                    robust global engagement. We work across countries
                    and cultures and seek diverse cross-organizational
                    expertise. This makes us stronger—sound practices
                    and clear policies are a critical part of that.<br>
                    <br>
                    We recognize that the expertise of our trustees is
                    also valued by other groups. At the same time, our
                    community is best served when board members are able
                    to maintain their independence from other
                    organizational interests that are in the Internet
                    Society’s areas of engagement.<br>
                    <br>
                    While our CoI policy was adopted unanimously by the
                    Board of Trustees earlier this year, the Board has
                    determined that a section addressing a conflict
                    under the “Independent Policy View” section needs
                    further review. The Governance Committee will
                    evaluate this section with the goal of providing its
                    assessment and recommendations to the Board for
                    further discussion.  We anticipate this work will be
                    concluded by the time of our next Board of Trustees
                    meeting.<br>
                    <br>
                    Below is the link to our Conflict of Interest policy
                    on the Internet Society website.<span
                      style="font-family:Calibri,sans-serif"> </span></p>
                  <div><a
                      href="https://www.internetsociety.org/coi-policy/"
                      target="_blank" moz-do-not-send="true">https://www.internetsociety.org/coi-policy/</a> <span
                      style="font-family:Calibri,sans-serif"> </span></div>
                  <p class="MsoNormal">Sincerely,</p>
                  <p class="MsoNormal">Heather West<br>
                    Audit Committee, Chair, Internet Society Board of
                    Trustees</p>
                  <p class="MsoNormal">  </p>
                  <p class="MsoNormal">=========== Español =========== </p>
                  <p class="MsoNormal">Como presidente del Comité de
                    Auditoría de Internet Society, quería compartir una
                    actualización con ustedes.<br>
                    <br>
                    Como saben, el Comité de Auditoría revisa los
                    formularios de Conflicto de Interés presentados por
                    miembros de la Junta Directiva y funcionarios de
                    Internet Society para asegurarse de que cumplimos
                    con nuestra política de Conflicto de
                    Interés ("CoI").<br>
                    <br>
                    La política de CoI establece que los miembros de la
                    Junta Directiva no pueden ocupar un puesto en el
                    proceso de desarrollo de políticas en otra
                    organización que opere en las áreas de participación
                    de Internet Society, y estamos evaluando una
                    situación en la que esta restricción puede ser
                    relevante. Un integrante de la Junta Directiva ha
                    sido designado como miembro sin derecho a voto
                    del Consejo de GSNO, la Organización de Apoyo para
                    Nombres Genéricos, un organismo de desarrollo de
                    políticas que desarrolla y recomienda políticas
                    relacionadas con los dominios genéricos de nivel
                    superior (gTLD) a la Junta de ICANN.<br>
                    <br>
                    Internet Society tiene un largo historial de
                    colaboración con nuestra diversa comunidad de todo
                    el mundo y está comprometida a tener un compromiso
                    global vibrante y sólido. Trabajamos en distintos
                    países y culturas y buscamos diversos conocimientos
                    especializados entre organizaciones. Esto nos hace
                    más fuertes: las prácticas sólidas y las políticas
                    claras son una parte fundamental de eso.<br>
                    <br>
                    Reconocemos que la experiencia de los integrantes de
                    nuestra Junta Directiva también es valorada por
                    otros grupos. Al mismo tiempo, se sirve mejor
                    a nuestra comunidad cuando los miembros de la Junta
                    pueden mantener su independencia de otros intereses
                    organizacionales que se encuentran en las áreas de
                    participación de Internet Society.<br>
                    <br>
                    Si bien nuestra política de CoI fue adoptada por
                    unanimidad por la Junta Directiva a principios de
                    este año, la Junta ha determinado que una sección
                    que aborda un conflicto en la sección "Opinión de la
                    política independiente" necesita más revisión.
                    El Comité de Gobierno evaluará esta sección con el
                    objetivo de proporcionar su evaluación y
                    recomendaciones a la Junta para su posterior
                    discusión. Anticipamos que este trabajo concluirá en
                    el momento de nuestra próxima reunión de la Junta
                    Directiva.<br>
                    <br>
                    A continuación se muestra el enlace a nuestra
                    política de Conflicto de Interés en el sitio web de
                    Internet Society.</p>
                  <p class="MsoNormal"><a
                      href="https://www.internetsociety.org/coi-policy/"
                      target="_blank" moz-do-not-send="true">https://www.internetsociety.org/coi-policy/</a></p>
                  <p class="MsoNormal">Sinceramente,</p>
                  <p class="MsoNormal">Heather West</p>
                  <p class="MsoNormal">Presidente, Comité de Auditoría,
                    Junta Directiva de Internet Society </p>
                  <div><br>
                  </div>
                  <p class="MsoNormal">=========== Français ===========</p>
                  <p class="MsoNormal"><span lang="FR">En tant que
                      président du comité d'audit de l'Internet Society,
                      je voudrais vous faire part d'une mise à jour.</span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span lang="FR"><br>
                    </span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span lang="FR">Comme vous le
                      savez peut-être, le comité d'audit examine les
                      formulaires de conflit d'intérêt remplis par les
                      membres du conseil d'administration et les
                      dirigeants de l'Internet Society afin de s'assurer
                      que nous sommes en conformité avec notre
                      politique, en matière de conflit d'intérêt
                      ("CoI").</span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span lang="FR"><br>
                    </span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span lang="FR">La politique en
                      matière de conflits d'intérêts stipule que les
                      membres du conseil d'administration ne peuvent pas
                      occuper de poste dans le processus d'élaboration
                      des politiques d'une autre organisation opérant
                      dans les domaines d'engagement de l'Internet
                      Society, et nous évaluons actuellement une
                      situation dans laquelle cette restriction pourrait
                      s’avérer pertinente. L'un de nos administrateurs a
                      été nommé membre sans droit de vote du Conseil du
                      GSNO, soit l'Organisation de soutien des noms
                      génériques - un organe d'élaboration des
                      politiques qui élabore et recommande au conseil
                      d'administration de l'ICANN des politiques
                      relatives aux domaines génériques de premier
                      niveau (gTLD).</span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span lang="FR"><br>
                    </span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span lang="FR">L'Internet
                      Society collabore depuis longtemps avec notre
                      communauté diversifiée du monde entier, et
                      s'engage à avoir un engagement mondial dynamique
                      et solide. Nous travaillons à travers les pays et
                      les cultures et recherchons une expertise
                      transversale diversifiée. Cela nous permet d'avoir
                      des pratiques plus solides - et des politiques
                      claires sont un élément essentiel dans cette
                      démarche.</span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span lang="FR"><br>
                    </span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span lang="FR">Nous
                      reconnaissons que l'expertise de nos
                      administrateurs est également appréciée par
                      d'autres groupes. En même temps, notre communauté
                      est mieux servie lorsque les membres du conseil
                      d'administration sont capables de maintenir leur
                      indépendance par rapport aux intérêts d’autres
                      organisations qui sont dans les domaines
                      d'engagement de l'Internet Society.</span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span lang="FR"><br>
                    </span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span lang="FR">Bien que notre
                      politique de CoI ait été adoptée à l'unanimité par
                      le conseil d'administration au début de cette
                      année, le conseil a déterminé qu'une section
                      traitant d'un conflit dans la section "Independent
                      Policy View" doit faire l'objet d'un examen plus
                      approfondi. Le comité de gouvernance évaluera
                      cette section dans le but de fournir son
                      évaluation et ses recommandations au conseil
                      d'administration pour une discussion plus
                      approfondie. Nous prévoyons que ce travail sera
                      terminé d'ici la prochaine réunion du conseil
                      d'administration.</span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span lang="FR"><br>
                    </span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span lang="FR">Vous trouverez
                      ci-dessous le lien vers notre politique en matière
                      de conflits d'intérêts sur le site web de
                      l'Internet Society.</span></p>
                  <p class="MsoNormal"><a
                      href="https://www.internetsociety.org/coi-policy/"
                      target="_blank" moz-do-not-send="true">https://www.internetsociety.org/coi-policy/</a></p>
                  <p class="MsoNormal"><br>
                  </p>
                  <p class="MsoNormal"><span
                      style="font-family:"Calibri",sans-serif"
                      lang="FR">Sincèrement,</span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span
                      style="font-family:"Calibri",sans-serif"
                      lang="FR">Heather West</span><span
                      style="font-family:"Calibri",sans-serif"></span></p>
                  <p class="MsoNormal"><span
                      style="font-family:"Calibri",sans-serif"
                      lang="FR">Président du comité d'audit, du conseil
                      d'administration de l'Internet Society</span></p>
                </div>
              </div>
              <br>
              <fieldset></fieldset>
              <pre>_______________________________________________
As an Internet Society Chapter Officer you are automatically subscribed
to this list, which is regularly synchronized with the Internet Society Chapter Portal (AMS):
<a href="https://admin.internetsociety.org/622619/User/Login" target="_blank" moz-do-not-send="true">https://admin.internetsociety.org/622619/User/Login</a>
View the Internet Society Code of Conduct: <a href="https://www.internetsociety.org/become-a-member/code-of-conduct/" target="_blank" moz-do-not-send="true">https://www.internetsociety.org/become-a-member/code-of-conduct/</a>
</pre>
            </blockquote>
            <br>
          </div>
        </blockquote>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
  </body>
</html>