<html><head><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8"></head><body style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; line-break: after-white-space;" class="">Olivier <div class=""><br class=""></div><div class="">I welcome your comments on this issue.  They raise important issues.</div><div class=""><br class=""></div><div class="">Passage of this Conflict of Interest Policy without consultation with the Chapters is a bad way forward and contrary to the reasons the ISOC Bylaws were amended to create the Chapters Advisory Council. I can see some reasons for a rule that the top leaders of a Chapter should not remain in their positions once elected to the Board of Trustees, but there was no discussion. It would be interesting to learn what, if any, models exist for this sort of Conflicts Policy in advocacy organizations that have chapters.</div><div class=""><br class=""></div><div class="">More concerning is that the Conflict of Interest Policy goes beyond the terms of the normal Conflict of Interest Policy that the US Internal Revenue Service seeks to have US public charities (like ISOC) use in their governance.  The purpose of these Conflict of Interest Policies is primarily to prevent financial conflicts not to prevent people serving on multiple Boards.  A good example was ISOC’s proposal to sell its interest in PIR.  Any Board member of ICANN would have had to recuse him/herself from being involved, at a minimum on the proposal.</div><div class=""><br class=""></div><div class="">I recommend that the Conflict of Interest Policy be reconsidered with full engagement by the parties.</div><div class=""><br class=""></div><div class="">John More <br class=""><div><br class=""><blockquote type="cite" class=""><div class="">On Nov 5, 2020, at 11:39 AM, Olivier MJ Crépin-Leblond via Chapter-delegates <<a href="mailto:chapter-delegates@elists.isoc.org" class="">chapter-delegates@elists.isoc.org</a>> wrote:</div><br class="Apple-interchange-newline"><div class="">
  
    <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8" class="">
  
  <div class="">
    Dear Heather,<br class="">
    <br class="">
    thank you for your kind message and thank you for raising the issue
    of Conflict of Interest Policy with Chapters. This email is meant to
    share my personal comments regarding the policy as it currently
    stands and to question how this was established.<br class="">
    <br class="">
    First, how it was established. From your email, it appears that this
    conflict of interest policy was adopted unanimously by the Board of
    Trustees earlier this year - without any formal input from the very
    people affected by the policy, that is the three communities from
    which candidates on the Board of Trustees are drawn. Whilst I agree
    that, in principle, a Conflict of Interest policy is needed in any
    organization, I wonder what was the trigger for this sudden waking
    of the sleeping dragon after so many years where the matter had not
    been addressed, and there did not appear to have been cause for
    concern. Why were the relevant communities not consulted?<br class="">
    <br class="">
    Why do I call this a sleeping dragon? Because whilst I agree with
    you that the "Independent Policy View" section needs further review,
    it's a bit late to involve Chapters now that the section's already
    been passed by the Board. Plus, it awakens all sorts of questions,
    which I'll point out below.<br class="">
    <br class="">
    So let's see the two main paragraphs:<br class="">
    <br class="">
    <i class=""><font color="#0000ff" class=""><span style="left: 150px; top: 846.143px;
          font-size: 18.4px; font-family: sans-serif; transform:
          scaleX(0.879936);" class="">Individuals in the board or the leadership
          of organizations that operate in ISOC’s areas of </span><span style="left: 150px; top: 866.543px; font-size: 18.4px;
          font-family: sans-serif; transform: scaleX(0.826838);" class="">eng</span><span style="left: 175.6px; top: 866.543px; font-size: 18.4px;
          font-family: sans-serif; transform: scaleX(0.855801);" class="">agement
          shall not serve as trustees, unless the engagement is on
          behalf of or at the request of </span><span style="left:
          150px; top: 887.343px; font-size: 18.4px; font-family:
          sans-serif; transform: scaleX(0.883172);" class="">ISOC’s Board. <font color="#ff0000" class="">Individuals who are directly involved in the
            policy development process of these </font></span><span style="left: 150px; top: 907.743px; font-size: 18.4px;
          font-family: sans-serif; transform: scaleX(0.856398);" class=""><font color="#ff0000" class="">organizations</font> shall not serve as
          Interested Parties. These organi</span><span style="left:
          598.8px; top: 907.743px; font-size: 18.4px; font-family:
          sans-serif; transform: scaleX(0.888369);" class="">zations include, but
          are not limited to, </span><span style="left: 150px; top:
          928.543px; font-size: 18.4px; font-family: sans-serif;
          transform: scaleX(0.907719);" class="">ICANN (Internet Corporation for
          Assigned Names and Numbers) and the IGF (Internet </span><span style="left: 150px; top: 948.943px; font-size: 18.4px;
          font-family: sans-serif; transform: scaleX(0.887625);" class="">Governance
          Forum).<br class="">
          <br class="">
        </span><span style="left: 150px; top: 990.543px; font-size:
          18.4px; font-family: sans-serif; transform: scaleX(0.932809);" class="">Chapters</span><span style="left: 150px; top: 1031.74px; font-size: 18.4px;
          font-family: sans-serif; transform: scaleX(0.885278);" class=""><br class="">
          <br class="">
          Given ISOC’s relation with its chapters, members of the
          leadership of an ISOC chapter, which </span><span style="left: 150px; top: 1052.14px; font-size: 18.4px;
          font-family: sans-serif; transform: scaleX(0.896759);" class="">include
          th</span></font></i><span style="left: 220.8px; top:
      1052.14px; font-size: 18.4px; font-family: sans-serif; transform:
      scaleX(0.853343);" class=""><i class=""><font color="#0000ff" class="">e chapter’s president
          and treasurer, shall not serve as ISOC trustees</font></i><br class="">
      <br class="">
      I have a serious problem with the specific mentioning and
      therefore targeting of ICANN and IGF. This is not only because I
      am involved as a volunteer in these two organisations, but because
      it unfairly targets the involvement of most of our Chapter members
      in Internet Governance, whether at ICANN or IGF - and an
      overwhelming majority of Chapter members are involved as
      volunteers in these organisations. <b class=""><br class="">
        <br class="">
        I would go further that their involvement in these organisations
        create the very fabric that the multistakeholder model is built
        on. Without this, there is no multistakeholder model. Is this
        what the Internet Society wants?</b><br class="">
    </span>
    <ul class="">
      <li class=""><span style="left: 220.8px; top: 1052.14px; font-size: 18.4px;
          font-family: sans-serif; transform: scaleX(0.853343);" class="">Why is
          there a focus on organisations that used to be, in the past,
          referred to as the I-star organisations, organisations that
          were viewed as friends, but now appear to be no longer? Why
          were more "distant" organisations, like ITU, or the IEEE, or
          ACM not given as an example?<br class="">
        </span></li>
      <li class=""><span style="left: 220.8px; top: 1052.14px; font-size: 18.4px;
          font-family: sans-serif; transform: scaleX(0.853343);" class="">Why is
          there a mention of "individuals who are directly involved in
          the policy development process of these organisations" instead
          of referring to being in their leadership? There is no
          difference made between being in the leadership of an
          organisation and contributing benevolently to a working group.<br class="">
        </span></li>
      <li class=""><span style="left: 220.8px; top: 1052.14px; font-size: 18.4px;
          font-family: sans-serif; transform: scaleX(0.853343);" class="">Why is
          there an ill-conceived mention of "policy development"
          relating to IGF? The Internet Governance Forum does not make
          any policy, it is... a discussion forum - this sentence is
          embarrassing for ISOC as it appears to point at ignorance of
          this basic point.<br class="">
        </span></li>
      <li class=""><span style="left: 220.8px; top: 1052.14px; font-size: 18.4px;
          font-family: sans-serif; transform: scaleX(0.853343);" class="">If
          deciding to open the can of worms, why not open it fully and
          also include conflict of interests of individuals that <font color="#ff0000" class="">work </font>for large corporations that are
          directly involved in Internet Governance - corporations that
          could benefit from ISOC's "independent policy views" advocacy
          on a National or International level? They get paid by these
          corporations - surely that's a greater conflict of interest
          than the one of volunteers?<br class="">
        </span></li>
    </ul><p class="">The Conflict of Interest policy, as it currently stands, could
      prevent a lot of very competent people from taking on positions on
      the ISOC Board of Trustees. This blanket ban throws the baby out
      with the bath water. Worse: it is discriminatory towards a
      specific type of volunteer. Is this really what ISOC wants? <br class="">
    </p><p class="">Instead of a policy that stops people from taking office
      altogether, if there is a deep concern in the ISOC Board of
      Trustees that conflicts of interest are a strong reality that
      needs to be addressed, perhaps is it time to:</p><p class="">1. Have a policy that allows all Board members to declare their
      interests publicly, for all to see, on a publicly accessible page,
      which can be updated regularly.</p><p class="">2. Have a policy that allow Board members to recuse themselves
      from discussions where their other commitments pose a conflict of
      Interest for this topic only. I understand that one or more
      members of the Board did exactly this during the PIR discussions.</p><p class="">3. Have a policy that allows the ISOC Board of Trustees to be
      accountable to the ISOC Community, the channel for the Internet
      Society to continue to excel in its Mission as listed in
      <a class="moz-txt-link-freetext" href="https://www.internetsociety.org/mission/">https://www.internetsociety.org/mission/</a>  - so the Internet
      Society does not risk being used as a lobbying tool for vested
      interests?<br class="">
    </p><p class=""><br class="">
    </p><p class="">As I said, these are my personal views. I accept that I might be
      out of line, but my interest here is to safeguard the Internet
      multistakeholder model and when I see a friendly organisation
      wandering towards fragmenting this vulnerable ecosystem into "us
      against them" amongst its friends, I cannot keep my mouth shut.</p><p class="">Kindest regards,</p><p class=""><br class="">
    </p><p class="">Olivier<br class="">
    </p><p class=""><br class="">
    </p>
    <br class="">
    <div class="moz-cite-prefix">On 04/11/2020 01:35, Heather West via
      Chapter-delegates wrote:<br class="">
    </div>
    <blockquote type="cite" cite="mid:CAPunpCY0HarEFXR5XjosPqcyEOop9LqmyODC67NonPUGm0GHvA@mail.gmail.com" class="">
      <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8" class="">
      <div dir="ltr" class="">
        <div class=""><br class="">
        </div>
        As Chair of the Internet Society Audit Committee, I wanted to
        share an update with you.<br class="">
        <div class=""><p class="MsoNormal">
            <br class="">
            As you may know, the Audit Committee reviews the Conflict of
            Interest forms filed by members of the Board of Trustees and
            officers of the Internet Society to ensure that we are in
            compliance with our Conflict of Interest (“CoI”) policy.<br class="">
            <br class="">
            The CoI policy states that members of the Board of Trustees
            cannot hold a position in the policy development process in
            another organization operating in the Internet Society’s
            areas of engagement, and we are evaluating a situation where
            this restriction may be relevant. One of our Trustees has
            been appointed as a non-voting member to the GSNO Council,
            the Generic Names Supporting Organization – a
            policy-development body that develops and recommends
            policies relating to generic top-level domains (gTLDs) to
            the ICANN Board.<br class="">
            <br class="">
            The Internet Society has a long history of collaborating
            with our diverse community from around the world, and is
            committed to having vibrant and robust global engagement. We
            work across countries and cultures and seek diverse
            cross-organizational expertise. This makes us stronger—sound
            practices and clear policies are a critical part of that.<br class="">
            <br class="">
            We recognize that the expertise of our trustees is also
            valued by other groups. At the same time, our community is
            best served when board members are able to maintain their
            independence from other organizational interests that are in
            the Internet Society’s areas of engagement.<br class="">
            <br class="">
            While our CoI policy was adopted unanimously by the Board of
            Trustees earlier this year, the Board has determined that a
            section addressing a conflict under the “Independent Policy
            View” section needs further review. The Governance Committee
            will evaluate this section with the goal of providing its
            assessment and recommendations to the Board for further
            discussion.  We anticipate this work will be concluded by
            the time of our next Board of Trustees meeting.<br class="">
            <br class="">
            Below is the link to our Conflict of Interest policy on the
            Internet Society website.<span style="font-family:Calibri,sans-serif" class=""> </span></p>
          <div class=""><a href="https://www.internetsociety.org/coi-policy/" target="_blank" moz-do-not-send="true" class="">https://www.internetsociety.org/coi-policy/</a> <span style="font-family:Calibri,sans-serif" class=""> </span></div><p class="MsoNormal">Sincerely,</p><p class="MsoNormal">Heather West<br class="">
            Audit Committee, Chair, Internet Society Board of Trustees</p><div class="">  <br class="webkit-block-placeholder"></div><p class="MsoNormal">=========== Español =========== </p><p class="MsoNormal">Como presidente del Comité de Auditoría
            de Internet Society, quería compartir una actualización con
            ustedes.<br class="">
            <br class="">
            Como saben, el Comité de Auditoría revisa los formularios de
            Conflicto de Interés presentados por miembros de la Junta
            Directiva y funcionarios de Internet Society para asegurarse
            de que cumplimos con nuestra política de Conflicto de
            Interés ("CoI").<br class="">
            <br class="">
            La política de CoI establece que los miembros de la Junta
            Directiva no pueden ocupar un puesto en el proceso de
            desarrollo de políticas en otra organización que opere en
            las áreas de participación de Internet Society, y estamos
            evaluando una situación en la que esta restricción puede ser
            relevante. Un integrante de la Junta Directiva ha sido
            designado como miembro sin derecho a voto del Consejo de
            GSNO, la Organización de Apoyo para Nombres Genéricos, un
            organismo de desarrollo de políticas que desarrolla
            y recomienda políticas relacionadas con los dominios
            genéricos de nivel superior (gTLD) a la Junta de ICANN.<br class="">
            <br class="">
            Internet Society tiene un largo historial de colaboración
            con nuestra diversa comunidad de todo el mundo y está
            comprometida a tener un compromiso global vibrante y sólido.
            Trabajamos en distintos países y culturas y buscamos
            diversos conocimientos especializados entre organizaciones.
            Esto nos hace más fuertes: las prácticas sólidas y las
            políticas claras son una parte fundamental de eso.<br class="">
            <br class="">
            Reconocemos que la experiencia de los integrantes de nuestra
            Junta Directiva también es valorada por otros grupos. Al
            mismo tiempo, se sirve mejor a nuestra comunidad cuando los
            miembros de la Junta pueden mantener su independencia de
            otros intereses organizacionales que se encuentran en las
            áreas de participación de Internet Society.<br class="">
            <br class="">
            Si bien nuestra política de CoI fue adoptada por unanimidad
            por la Junta Directiva a principios de este año, la Junta
            ha determinado que una sección que aborda un conflicto en la
            sección "Opinión de la política independiente" necesita más
            revisión. El Comité de Gobierno evaluará esta sección con el
            objetivo de proporcionar su evaluación y recomendaciones a
            la Junta para su posterior discusión. Anticipamos que este
            trabajo concluirá en el momento de nuestra próxima reunión
            de la Junta Directiva.<br class="">
            <br class="">
            A continuación se muestra el enlace a nuestra política de
            Conflicto de Interés en el sitio web de Internet Society.</p><p class="MsoNormal"><a href="https://www.internetsociety.org/coi-policy/" target="_blank" moz-do-not-send="true" class="">https://www.internetsociety.org/coi-policy/</a></p><p class="MsoNormal">Sinceramente,</p><p class="MsoNormal">Heather West</p><p class="MsoNormal">Presidente, Comité de Auditoría, Junta
            Directiva de Internet Society </p>
          <div class=""><br class="">
          </div><p class="MsoNormal">=========== Français ===========</p><p class="MsoNormal"><span lang="FR" class="">En tant que président du
              comité d'audit de l'Internet Society, je voudrais vous
              faire part d'une mise à jour.</span></p><p class="MsoNormal"><span lang="FR" class=""><br class="">
            </span></p><p class="MsoNormal"><span lang="FR" class="">Comme vous le savez
              peut-être, le comité d'audit examine les formulaires de
              conflit d'intérêt remplis par les membres du conseil
              d'administration et les dirigeants de l'Internet Society
              afin de s'assurer que nous sommes en conformité avec notre
              politique, en matière de conflit d'intérêt ("CoI").</span></p><p class="MsoNormal"><span lang="FR" class=""><br class="">
            </span></p><p class="MsoNormal"><span lang="FR" class="">La politique en matière
              de conflits d'intérêts stipule que les membres du conseil
              d'administration ne peuvent pas occuper de poste dans le
              processus d'élaboration des politiques d'une autre
              organisation opérant dans les domaines d'engagement de
              l'Internet Society, et nous évaluons actuellement une
              situation dans laquelle cette restriction pourrait
              s’avérer pertinente. L'un de nos administrateurs a été
              nommé membre sans droit de vote du Conseil du GSNO, soit
              l'Organisation de soutien des noms génériques - un organe
              d'élaboration des politiques qui élabore et recommande au
              conseil d'administration de l'ICANN des politiques
              relatives aux domaines génériques de premier niveau
              (gTLD).</span></p><p class="MsoNormal"><span lang="FR" class=""><br class="">
            </span></p><p class="MsoNormal"><span lang="FR" class="">L'Internet Society
              collabore depuis longtemps avec notre communauté
              diversifiée du monde entier, et s'engage à avoir un
              engagement mondial dynamique et solide. Nous travaillons à
              travers les pays et les cultures et recherchons une
              expertise transversale diversifiée. Cela nous permet
              d'avoir des pratiques plus solides - et des politiques
              claires sont un élément essentiel dans cette démarche.</span></p><p class="MsoNormal"><span lang="FR" class=""><br class="">
            </span></p><p class="MsoNormal"><span lang="FR" class="">Nous reconnaissons que
              l'expertise de nos administrateurs est également appréciée
              par d'autres groupes. En même temps, notre communauté est
              mieux servie lorsque les membres du conseil
              d'administration sont capables de maintenir leur
              indépendance par rapport aux intérêts d’autres
              organisations qui sont dans les domaines d'engagement de
              l'Internet Society.</span></p><p class="MsoNormal"><span lang="FR" class=""><br class="">
            </span></p><p class="MsoNormal"><span lang="FR" class="">Bien que notre politique
              de CoI ait été adoptée à l'unanimité par le conseil
              d'administration au début de cette année, le conseil a
              déterminé qu'une section traitant d'un conflit dans la
              section "Independent Policy View" doit faire l'objet d'un
              examen plus approfondi. Le comité de gouvernance évaluera
              cette section dans le but de fournir son évaluation et ses
              recommandations au conseil d'administration pour une
              discussion plus approfondie. Nous prévoyons que ce travail
              sera terminé d'ici la prochaine réunion du conseil
              d'administration.</span></p><p class="MsoNormal"><span lang="FR" class=""><br class="">
            </span></p><p class="MsoNormal"><span lang="FR" class="">Vous trouverez ci-dessous
              le lien vers notre politique en matière de conflits
              d'intérêts sur le site web de l'Internet Society.</span></p><p class="MsoNormal"><a href="https://www.internetsociety.org/coi-policy/" target="_blank" moz-do-not-send="true" class="">https://www.internetsociety.org/coi-policy/</a></p><p class="MsoNormal"><br class="">
          </p><p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif" lang="FR" class="">Sincèrement,</span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif" lang="FR" class="">Heather West</span><span style="font-family:"Calibri",sans-serif" class=""></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif" lang="FR" class="">Président du comité d'audit, du conseil
              d'administration de l'Internet Society</span></p>
        </div>
      </div>
      <br class="">
      <fieldset class="mimeAttachmentHeader"></fieldset>
      <pre class="moz-quote-pre" wrap="">_______________________________________________
As an Internet Society Chapter Officer you are automatically subscribed
to this list, which is regularly synchronized with the Internet Society Chapter Portal (AMS):
<a class="moz-txt-link-freetext" href="https://admin.internetsociety.org/622619/User/Login">https://admin.internetsociety.org/622619/User/Login</a>
View the Internet Society Code of Conduct: <a class="moz-txt-link-freetext" href="https://www.internetsociety.org/become-a-member/code-of-conduct/">https://www.internetsociety.org/become-a-member/code-of-conduct/</a>
</pre>
    </blockquote>
    <br class="">
  </div>

_______________________________________________<br class="">As an Internet Society Chapter Officer you are automatically subscribed<br class="">to this list, which is regularly synchronized with the Internet Society Chapter Portal (AMS):<br class=""><a href="https://admin.internetsociety.org/622619/User/Login" class="">https://admin.internetsociety.org/622619/User/Login</a><br class="">View the Internet Society Code of Conduct: https://www.internetsociety.org/become-a-member/code-of-conduct/<br class=""></div></blockquote></div><br class=""></div></body></html>