<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:large">Members should stay as members until they request to opt-out or their emails start bouncing.</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:large"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:large">-ed</div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Tue, Jul 17, 2018 at 12:07 PM, Todd M. Tolbert <span dir="ltr"><<a href="mailto:tolbert@isoc.org" target="_blank">tolbert@isoc.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div lang="EN-US" link="blue" vlink="purple"><div class="m_-4588052574933013866WordSection1"><p class="MsoNormal">Hi All, I have to interject that those pieces were written before there was such a thing as GDPR. Applying GDPR over the top, I believe Brandt is right, that those who opt-in and provide their explicit consent to an organization keeping their data and communicating with them should be asked to re-affirm their membership once in a while. <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">All of what is written below is good and useful. But it is not GDPR compliant for a Chapter Member to affirm their membership with the Chapter and then for us to imply that they are consenting to ISOC keeping personal data.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">I hope that is clarifying.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Thank you,<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">Todd<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><div style="border:none;border-top:solid #b5c4df 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in"><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><b><span style="font-size:12.0pt;color:black">From: </span></b><span style="font-size:12.0pt;color:black">Brandt Dainow <<a href="mailto:brandt.dainow@gmail.com" target="_blank">brandt.dainow@gmail.com</a>><br><b>Date: </b>Tuesday, July 17, 2018 at 11:14 AM<br><b>To: </b>Satish Babu <<a href="mailto:sb@inapp.com" target="_blank">sb@inapp.com</a>><br><b>Cc: </b>Todd Tolbert <<a href="mailto:tolbert@isoc.org" target="_blank">tolbert@isoc.org</a>>, "<a href="mailto:chapter-delegates@elists.isoc.org" target="_blank">chapter-delegates@elists.<wbr>isoc.org</a>" <<a href="mailto:chapter-delegates@elists.isoc.org" target="_blank">chapter-delegates@elists.<wbr>isoc.org</a>><span class=""><br><b>Subject: </b>Re: [Chapter-delegates] Final Report on Opt-in Campaign<u></u><u></u></span></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><u></u> <u></u></p></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in">I think the following membership rules need to be our basis for whatever we do.  They allow ISOC to ask people to reconfirm membership.  But they do not formally state membership is lost if people do not reconfirm: <u></u><u></u></p><span class=""><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><u></u> <u></u></p></div><div><h5 style="margin-right:0in;margin-bottom:6.0pt;margin-left:.5in;background:white;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-stretch:normal;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><span style="font-family:"Arial",sans-serif;color:black">2. Membership Renewal and Dues<u></u><u></u></span></h5><blockquote style="margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;font-stretch:normal;text-decoration-style:initial;text-decoration-color:initial"><p style="margin-right:0in;margin-bottom:5.0pt;margin-left:.5in;background:white"><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">2.2. Individuals shall re-affirm periodically their ISOC Global and Chapter memberships<u></u><u></u></span></p><p style="margin-right:0in;margin-bottom:5.0pt;margin-left:.5in;background:white"><strong><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">Rationale</span></strong><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">: This serves several purposes: (1) it is a way to make sure that an individual continues to be interested in being an ISOC Global/Chapter member and, (2) to make sure that information on those members is current. This rule shall apply consistently to both ISOC Global and Chapter membership.<u></u><u></u></span></p><p style="margin-right:0in;margin-bottom:5.0pt;margin-left:.5in;background:white"><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">2.3. If an individual chooses to renew Chapter membership, it will be assumed that the member also is reaffirming ISOC Global membership.<u></u><u></u></span></p><p style="margin-right:0in;margin-bottom:5.0pt;margin-left:.5in;background:white"><strong><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">Rationale</span></strong><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">: Because ISOC Chapter members also are ISOC Global members (1.1), renewing Chapter membership implies Global membership<u></u><u></u></span></p><p style="margin-right:0in;margin-bottom:5.0pt;margin-left:.5in;background:white"><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">2.4. Individuals may choose to reaffirm Global membership and not reaffirm their Chapter membership.<u></u><u></u></span></p><p style="margin-right:0in;margin-bottom:5.0pt;margin-left:.5in;background:white"><strong><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">Rationale</span></strong><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:black">: Chapter membership is optional, so a Global member may choose to opt-out of Chapter membership.<u></u><u></u></span></p></blockquote><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><u></u> <u></u></p></div></span></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><u></u> <u></u></p><div><span class=""><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in">On 17 July 2018 at 15:32, Satish Babu <<a href="mailto:sb@inapp.com" target="_blank">sb@inapp.com</a>> wrote:<u></u><u></u></p></span><blockquote style="border:none;border-left:solid #cccccc 1.0pt;padding:0in 0in 0in 6.0pt;margin-left:4.8pt;margin-right:0in"><span class=""><div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in">Thanks Todd, for the reports, the analysis, and the clarifications. This is interesting information.<u></u><u></u></p></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><u></u> <u></u></p></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in">I agree that we need to plan out the next steps, which in my opinion, should be done in consultation with Chapters, Staff, and the Chapters Advisory Council.<u></u><u></u></p></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:#888888"><u></u> <u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:#888888"><u></u> <u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:#888888"><u></u> <u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:#888888"><u></u> <u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:#888888"><u></u> <u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:#888888"><u></u> <u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:#888888"><u></u> <u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:#888888">satish<u></u><u></u></span></p></div></div></span><div><div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><u></u> <u></u></p><div><span class=""><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in">On Tue, Jul 17, 2018 at 4:24 PM, Todd M. Tolbert <<a href="mailto:tolbert@isoc.org" target="_blank">tolbert@isoc.org</a>> wrote:<u></u><u></u></p></span><blockquote style="border:none;border-left:solid #cccccc 1.0pt;padding:0in 0in 0in 6.0pt;margin-left:4.8pt;margin-right:0in"><div><div><span class=""><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in">Good Morning Susannah and Delegates.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"> <u></u><u></u></p></span><p class="m_-4588052574933013866m-4999837536871465988m4822933491003558783msolistparagraph" style="margin-left:1.0in"><u></u><span>1.<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">       </span></span><u></u>What is meant by this is that if we were to disposition this data without doing any more outreach (the overnight reference). As you will see further in the document, I recommend that we do more outreach, that we keep trying. But you’ll also see further that at some point that those who have not responded, should be deleted. So, the document has to be taken in its entirety, thus nothing has changed.<u></u><u></u></p><p class="m_-4588052574933013866m-4999837536871465988m4822933491003558783msolistparagraph" style="margin-left:1.0in"><u></u><span>2.<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">       </span></span><u></u>You are correct in all aspects of your analysis. There are Chapter Leader’s whose membership is at risk here, and they need to take action before the final disposition of data.<u></u><u></u></p><p class="m_-4588052574933013866m-4999837536871465988m4822933491003558783msolistparagraph" style="margin-left:1.0in"><u></u><span>3.<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">       </span></span><u></u>This is not a new topic. We have been talking about replacing Aptify for well over a year. The ChAC was given a presentation by staff many weeks back and we are moving forward with an implementation. I will ask the staff members responsible for the implementation to post wider information on the new system we are implementing.<u></u><u></u></p><div><div class="h5"><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in">I hope that helps,<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in">Todd<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"> <u></u><u></u></p><div style="border:none;border-top:solid #b5c4df 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in"><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><b><span style="color:black">From: </span></b><span style="color:black">Chapter-delegates <<a href="mailto:chapter-delegates-bounces@elists.isoc.org" target="_blank">chapter-delegates-bounces@<wbr>elists.isoc.org</a>> on behalf of Susannah Gray <<a href="mailto:susannah.gray@gmail.com" target="_blank">susannah.gray@gmail.com</a>><br><b>Date: </b>Monday, July 16, 2018 at 8:14 PM<br><b>To: </b>"<a href="mailto:chapter-delegates@elists.isoc.org" target="_blank">chapter-delegates@elists.<wbr>isoc.org</a>" <<a href="mailto:chapter-delegates@elists.isoc.org" target="_blank">chapter-delegates@elists.<wbr>isoc.org</a>><br><b>Subject: </b>Re: [Chapter-delegates] Final Report on Opt-in Campaign</span><u></u><u></u></p></div><div><div><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"> <u></u><u></u></p></div><p style="margin-left:.5in">Hi Todd, <u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in">Thank you for this report. A couple of comments: <u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in"> <u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in"><b><i>1. " But what is additionally apparent is what will happen to the total membership numbers, should we choose to cancel the membership of those who didn’t opt-in and delete their data. We would drop from 112,000 to 41,000 members overnight. Additionally, many chapters will see significant decreases, based on our reporting of their opt-in percentages "</i></b><u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in">I am confused by this. Many of us flagged from the beginning of this campaign that the opt-in method would have a huge impact on both the chapters' and the overall membership numbers so I don't think this is a surprise to anyone. <u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in">Further, in all communication that the SF Bay Area Chapter sent out to its members on this - and we sent a lot - we noted that their memberships would be cancelled if they did not opt in as this is was the message that the chapters were receiving from ISOC. If their accounts are now only to be suspended, we probably should have been communicating this to everybody from the outset. <u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in">Is ISOC now considering <b>not</b> cancelling the memberships of those who didn't opt in? <u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in">What should the Chapters do about the (in our case) thousand-ish people sitting in our database that we are not contacting anymore because we told them their membership would be cancelled after 25 May?     <u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in"> <u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in"><b><i>2. 133 Chapter Officers not opted in </i></b>   <u></u><u></u></p><p style="margin-right:0in;margin-bottom:12.0pt;margin-left:.5in">This is quite a large number. As I believe that being a member of ISOC is a requirement for being a Chapter Officer (and theoretically your membership will be cancelled if you don't opt in and therefore you will no longer be able to serve as an officer), how will this be handled? <u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in"><b><br>3. New AMS project/Membernova </b><u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in">Can you give more details about this? <u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in"> <u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in">Many thanks, <u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in">Susannah <u></u><u></u></p><p style="margin-right:0in;margin-bottom:12.0pt;margin-left:.5in">Susannah Gray<br>President <br>San Francisco Bay Area Internet Society Chapter<br><a href="http://www.sfbayisoc.org" target="_blank">www.sfbayisoc.org</a><u></u><u></u></p><p style="margin-left:.5in"> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"> <u></u><u></u></p><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in">On 16/07/2018 12:41, Todd M. Tolbert wrote:<u></u><u></u></p></div><blockquote style="margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt"><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in">Dear Delegates, <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:black">As promised last year, please find attached a data filled report on the results of our opt-in campaign. As a small reminder, we undertook this activity not only to start our GDPR compliance process, but to also touch up compliance in email opt-in and be prepared for our AMS migration this year.  The staff has worked on this project for almost a year now and I believe we’ve done everything we could to get these numbers to be as high as they are.</span><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:black"> </span><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:black">There is a bit more work to do and I’ve outlined some proposed steps for staff to follow going forward. We have yet to decide when we would disposition any records that have not opted in, so there is still opportunity to get folks to opt-in. All mechanisms are still in place to allow opt-in. </span><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:black"> </span><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:black">Thank you,</span><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="color:black">Todd</span><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="font-family:"-webkit-standard",serif;color:black">——</span><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="font-family:"-webkit-standard",serif;color:black">Todd M. Tolbert</span><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="font-family:"-webkit-standard",serif;color:black">Chief Administrative Officer</span><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><span style="font-family:"-webkit-standard",serif;color:black">Internet Society</span><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt;margin-left:.5in"><br><br><u></u><u></u></p><pre style="margin-left:.5in">______________________________<wbr>_________________<u></u><u></u></pre><pre style="margin-left:.5in">As an Internet Society Chapter Officer you are automatically subscribed<u></u><u></u></pre><pre style="margin-left:.5in">to this list, which is regularly synchronized with the Internet Society<u></u><u></u></pre><pre style="margin-left:.5in">Chapter Portal (AMS): <a href="https://portal.isoc.org" target="_blank">https://portal.isoc.org</a><u></u><u></u></pre></blockquote><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt;margin-left:.5in"><u></u> <u></u></p></div></div></div></div></div></div><div><div class="h5"><p class="MsoNormal" style="margin-right:0in;margin-bottom:12.0pt;margin-left:.5in"><br>______________________________<wbr>_________________<br>As an Internet Society Chapter Officer you are automatically subscribed<br>to this list, which is regularly synchronized with the Internet Society<br>Chapter Portal (AMS): <a href="https://portal.isoc.org" target="_blank">https://portal.isoc.org</a><u></u><u></u></p></div></div></blockquote></div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><u></u> <u></u></p></div></div></div><div><div class="h5"><p class="MsoNormal" style="margin-right:0in;margin-bottom:12.0pt;margin-left:.5in"><br>______________________________<wbr>_________________<br>As an Internet Society Chapter Officer you are automatically subscribed<br>to this list, which is regularly synchronized with the Internet Society<br>Chapter Portal (AMS): <a href="https://portal.isoc.org" target="_blank">https://portal.isoc.org</a><u></u><u></u></p></div></div></blockquote></div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><br><br clear="all"><u></u><u></u></p><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><u></u> <u></u></p></div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in">-- <u></u><u></u></p><div><p class="MsoNormal" style="margin-left:.5in"><a href="mailto:brandt.dainow@gmail.com" target="_blank">brandt.dainow@gmail.com</a><u></u><u></u></p></div></div></div></div>
<br>______________________________<wbr>_________________<br>
As an Internet Society Chapter Officer you are automatically subscribed<br>
to this list, which is regularly synchronized with the Internet Society<br>
Chapter Portal (AMS): <a href="https://portal.isoc.org" rel="noreferrer" target="_blank">https://portal.isoc.org</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><b><font face="verdana, sans-serif">NOTICE:</font></b> <span>This email may contain information which is confidential and/or subject to legal privilege, and is intended for the use of the named addressee only. If you are not the intended recipient, you must not use, disclose or copy any part of this email. If you have received this email by mistake, please notify the sender and delete this message immediately.</span></div>
</div>