<div dir="ltr"><div>Thanks Todd, for the reports, the analysis, and the clarifications. This is interesting information.<br></div><div><br></div><div>I agree that we need to plan out the next steps, which in my opinion, should be done in consultation with Chapters, Staff, and the Chapters Advisory Council.</div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div>satish<br> </div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Tue, Jul 17, 2018 at 4:24 PM, Todd M. Tolbert <span dir="ltr"><<a href="mailto:tolbert@isoc.org" target="_blank">tolbert@isoc.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">

<div link="#0563C1" vlink="#954F72" lang="EN-US">

<div class="m_4822933491003558783WordSection1">

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Good Morning Susannah and Delegates.<u></u><u></u></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><u></u> <u></u></span></p>

<ol style="margin-top:0in" start="1" type="1">

<li class="m_4822933491003558783MsoListParagraph" style="margin-left:0in"><span style="font-size:11.0pt">What is meant by this is that if we were to disposition this data without doing any more outreach (the overnight reference). As you will see further

 in the document, I recommend that we do more outreach, that we keep trying. But you’ll also see further that at some point that those who have not responded, should be deleted. So, the document has to be taken in its entirety, thus nothing has changed.<u></u><u></u></span></li><li class="m_4822933491003558783MsoListParagraph" style="margin-left:0in"><span style="font-size:11.0pt">You are correct in all aspects of your analysis. There are Chapter Leader’s whose membership is at risk here, and they need to take action before the

 final disposition of data.<u></u><u></u></span></li><li class="m_4822933491003558783MsoListParagraph" style="margin-left:0in"><span style="font-size:11.0pt">This is not a new topic. We have been talking about replacing Aptify for well over a year. The ChAC was given a presentation by staff many weeks back

 and we are moving forward with an implementation. I will ask the staff members responsible for the implementation to post wider information on the new system we are implementing.<u></u><u></u></span></li></ol>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><u></u> <u></u></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">I hope that helps,<u></u><u></u></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Todd<u></u><u></u></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><u></u> <u></u></span></p>

<div style="border:none;border-top:solid #b5c4df 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">

<p class="MsoNormal"><b><span style="color:black">From: </span></b><span style="color:black">Chapter-delegates <<a href="mailto:chapter-delegates-bounces@elists.isoc.org" target="_blank">chapter-delegates-bounces@<wbr>elists.isoc.org</a>> on behalf of Susannah Gray <<a href="mailto:susannah.gray@gmail.com" target="_blank">susannah.gray@gmail.com</a>><br>

<b>Date: </b>Monday, July 16, 2018 at 8:14 PM<br>

<b>To: </b>"<a href="mailto:chapter-delegates@elists.isoc.org" target="_blank">chapter-delegates@elists.<wbr>isoc.org</a>" <<a href="mailto:chapter-delegates@elists.isoc.org" target="_blank">chapter-delegates@elists.<wbr>isoc.org</a>><br>

<b>Subject: </b>Re: [Chapter-delegates] Final Report on Opt-in Campaign<u></u><u></u></span></p>

</div><div><div class="h5">

<div>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><u></u> <u></u></span></p>

</div>

<p>Hi Todd, <u></u><u></u></p>

<p>Thank you for this report. A couple of comments: <u></u><u></u></p>

<p><u></u> <u></u></p>

<p><b><i>1. " But what is additionally apparent is what will happen to the total membership numbers, should we choose to cancel the membership of those who didn’t opt-in and delete their data. We would drop from 112,000 to 41,000 members overnight. Additionally,

 many chapters will see significant decreases, based on our reporting of their opt-in percentages "</i></b><u></u><u></u></p>

I am confused by this. Many of us flagged from the beginning of this campaign that the opt-in method would have a huge impact on both the chapters' and the overall membership numbers so I don't think this is a surprise to anyone.

<u></u><u></u></p>

Further, in all communication that the SF Bay Area Chapter sent out to its members on this - and we sent a lot - we noted that their memberships would be cancelled if they did not opt in as this is was the message that the chapters were receiving from ISOC.

 If their accounts are now only to be suspended, we probably should have been communicating this to everybody from the outset.

<u></u><u></u></p>

Is ISOC now considering not cancelling the memberships of those who didn't opt in?

<u></u><u></u></p>

<p>What should the Chapters do about the (in our case) thousand-ish people sitting in our database that we are not contacting anymore because we told them their membership would be cancelled after 25 May?    

<u></u><u></u></p>

<p><u></u> <u></u></p>

<p><b><i>2. 133 Chapter Officers not opted in </i></b>   <u></u><u></u></p>

<p style="margin-bottom:12.0pt">This is quite a large number. As I believe that being a member of ISOC is a requirement for being a Chapter Officer (and theoretically your membership will be cancelled if you don't opt in and therefore you will no longer be

 able to serve as an officer), how will this be handled? <u></u><u></u></p>

<p><b><br>

3. New AMS project/Membernova </b><u></u><u></u></p>

<p>Can you give more details about this? <u></u><u></u></p>

<p><u></u> <u></u></p>

<p>Many thanks, <u></u><u></u></p>

<p>Susannah <u></u><u></u></p>

<p style="margin-bottom:12.0pt">Susannah Gray<br>

President <br>

San Francisco Bay Area Internet Society Chapter<br>

<a href="http://www.sfbayisoc.org" target="_blank">www.sfbayisoc.org</a><u></u><u></u></p>

<p><u></u> <u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><u></u> <u></u></span></p>

<div>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">On 16/07/2018 12:41, Todd M. Tolbert wrote:<u></u><u></u></span></p>

</div>

<blockquote style="margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt">

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Dear Delegates, </span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> </span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;color:black">As promised last year, please find attached a data filled report on the results of our opt-in campaign. As a small reminder, we undertook this activity not only to start our GDPR compliance process,

 but to also touch up compliance in email opt-in and be prepared for our AMS migration this year.  The staff has worked on this project for almost a year now and I believe we’ve done everything we could to get these numbers to be as high as they are.</span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;color:black"> </span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;color:black">There is a bit more work to do and I’ve outlined some proposed steps for staff to follow going forward. We have yet to decide when we would disposition any records that have not opted in, so there

 is still opportunity to get folks to opt-in. All mechanisms are still in place to allow opt-in.

</span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;color:black"> </span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;color:black">Thank you,</span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;color:black">Todd</span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> </span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> </span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:-webkit-standard;color:black">——</span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:-webkit-standard;color:black">Todd M. Tolbert</span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:-webkit-standard;color:black">Chief Administrative Officer</span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:-webkit-standard;color:black">Internet Society</span><u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"> <u></u><u></u></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><br>

<br>

<br>

<u></u><u></u></span></p>

<pre>______________________________<wbr>_________________<u></u><u></u></pre>

<pre>As an Internet Society Chapter Officer you are automatically subscribed<u></u><u></u></pre>

<pre>to this list, which is regularly synchronized with the Internet Society<u></u><u></u></pre>

<pre>Chapter Portal (AMS): <a href="https://portal.isoc.org" target="_blank">https://portal.isoc.org</a><u></u><u></u></pre>

</blockquote>

<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><br>

<br>

<u></u><u></u></span></p>

</div></div></div>

</div>

<br>______________________________<wbr>_________________<br>

As an Internet Society Chapter Officer you are automatically subscribed<br>

to this list, which is regularly synchronized with the Internet Society<br>

Chapter Portal (AMS): <a href="https://portal.isoc.org" rel="noreferrer" target="_blank">https://portal.isoc.org</a><br>

<br></blockquote></div><br></div>