<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-size:small">Thanks, Todd and staff, for your attention to this important detail.</div><div class="gmail_default" style="font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:small">In the case of ISOC-NY, we automatically take the emails of AMS Chapter joiners and add them to our separate 'Announce' mailman (they get an email confirming this). In fact, they are warned, if they opt out that will be understood as an indication that they no longer wish to be a member of the Chapter, and their membership will be terminated.</div><div class="gmail_default" style="font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:small">We also maintain an offline back up .XLS of members.</div><div class="gmail_default" style="font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:small">Looking forward to the information sessions so that we may improve our methodology.</div><div class="gmail_default" style="font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-size:small">j</div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Mon, Sep 4, 2017 at 8:41 AM, Todd M. Tolbert <span dir="ltr"><<a href="mailto:tolbert@isoc.org" target="_blank">tolbert@isoc.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div bgcolor="white" lang="EN-US" link="#0563C1" vlink="#954F72"><div class="m_9154756716412918822WordSection1"><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Good Day Chapter Leaders, <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">First of all, apologies for the lengthy email, but the topic requires a bit of background…<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Over the last nine months, a small focused team of ISOC Staff and our General Counsel have been discussing the need of ISOC to update our Privacy Policy. <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">We looked at it from the perspective of maintaining personally identifiable information (PII) of our members while balancing our commitment to privacy in maintaining that data and adherence to numerous privacy laws around the world.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">This presented us with an opportunity to review our data from the perspective of where we obtained it, and if had we obtained consent (opt-in) to have and use that data. <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">We found that in many unintentional ways we were not living by the standards we advocate for, and we were most likely not going to meet the requirements of the EU GDPR and other laws in other countries around the world.  <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">The main issues are: <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">1)    Our Privacy Policy had been out of date for some time and does not include up-to-date, best-of-breed standards that need to be met for legal and advocacy reasons.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">2)    We had not received an implicit opt-in to send email to many individuals in our database.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">3)    We have never asked for an implicit opt-in to hold and utilize PII.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">4)    Where we had input non-member data for individuals, we have not been tenacious about recording where the data came from (business cards from meeting at events, etc). <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">5)    We found that our methodology for opting OUT of emails or cancelling membership and removing PII would not pass any current legal review, including CAN-SPAM, CASL and the new GDPR (US Antispam Law, Canadian Anti-Spam Law and European Commission General Data Privacy Regulations).<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">We have completed a re-write of our Privacy Policy to meet or exceed many privacy laws and have published that statement of policy on 18 August. To facilitate this new policy, we rewrote some areas of the Membership Management Portal and the Email Preference Center and will be rolling those out as soon as possible.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Why is this important for ISOC? <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">•       Legal compliance - GDPR and likely other laws around the world will require this at some point in the very near future.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">•       Meeting our Ethical Data handling responsibilities as an organizational citizen on the Internet<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">•       Laying the ground work and asking permissions to collect more data about our relationships with members of all types so that we can better service the needs of the community.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">And while not mission based, this work also gives us the opportunity for cleaning up our database in preparation for a new Association Management System (AMS) in 2018.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">The final step for ISOC is to follow GDPR standard by asking all members to opt-in for email communication and opt-in to allowing ISOC to maintain PII in our systems.  The notification will start with the roll-out of our new Membership Management Portal which <u>will happen in the next seven days</u>.  The first time a member logs in to an ISOC web property (Connect, Inforum, Email Preference Center or the Membership Management Portal) we will ask for this opt-in. After InterCommunity 2017, we will start an active email campaign to request this re-opt-in to all member email addresses in our database.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">At that time, we would like to hold some information sessions with the chapters on the next steps with regards to the opt-in process.  At this point we wanted you to be aware of the newly published Privacy Policy and the capabilities that will be available to all current members, new members and non-members in our database.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"> <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Thank you very much,<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt">Todd<span class="HOEnZb"><font color="#888888"><u></u><u></u></font></span></span></p><span class="HOEnZb"><font color="#888888"><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Times New Roman",serif">-- <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Times New Roman",serif">Todd M. Tolbert<br>Chief Administrative Officer<br>Internet Society<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Times New Roman",serif">1775 Wiehle Avenue, Suite 201<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Times New Roman",serif">Reston, VA 20190<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Times New Roman",serif">E: <a href="mailto:tolbert@isoc.org" target="_blank">tolbert@isoc.org</a><br></span><a href="https://isoc.zoom.us/" target="_blank"><span style="font-family:"Times New Roman",serif">Zoom.us</span></a><span style="font-family:"Times New Roman",serif">: <a href="mailto:tolbert@isoc.org" target="_blank">tolbert@isoc.org</a><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p></font></span></div></div>
<br>______________________________<wbr>_________________<br>
As an Internet Society Chapter Officer you are automatically subscribed<br>
to this list, which is regularly synchronized with the Internet Society<br>
Chapter Portal (AMS): <a href="https://portal.isoc.org" rel="noreferrer" target="_blank">https://portal.isoc.org</a><br></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div>---------------------------------------------------------------<br><span>Joly MacFie  <span title="Call with Google Voice">218 565 9365</span> Skype:punkcast</span><br>--------------------------------------------------------------<br>-</div></div></div>
</div>