<div dir="ltr">Dear friends,<div><br></div><div>Since many of you asked to share how we at ISOC-Yemen managed to successfully have our elections and e-voting, I hereby share with you how we did it in the hope that it may be of value to those interested in pursuing something similar. </div><div><br></div><div>Feel free to reply OFFLIST if you had particular questions.</div><div><p dir="ltr">I must note that ISOC staff, namely Victor Ndonnang, was instrumental in the whole process. I also must thank our election committee members Amr Mustafa and Mohammed Al-Dhaifi to this thread since they were the ones who did the bulk of the work.</p><p dir="ltr">The steps that were made by the ISOC-Yemen board to have the elections were as follows:</p><p></p><ol><li>An election committee was formed of some board members. Those obviously were not to run in the election. <br></li><li>The election committee proposed a full timeline for the elections and got approval for it from the board.<br></li><li>The election committee formulated drafted a nomination form (Google form) that was approved by the board and announced to all members 3 months before elections. The form included clear conditions for each of the open positions along with a list of responsibilities based on the chapter's charter. <br></li><li>The election committee officially launched the nomination and encouraged all members to share this information to encourage nominees to nominate themselves through the form.<br></li><li>After the deadline passed, the election committee reviewed applications to confirm anonymously the eligibility of all members that applied. Those who were ineligible were clearly informed of the reason for their ineligibility by email.<br></li><li>Those who were found to be eligible were interviewed by the election committee to get a sense of their commitment and availability to run the respective roles they nominated themselves for.<br></li><li>A final list of eligible candidates was published and a period of one week was given for any protests or objections.<br></li><li>After the objection period passed, the list was declared to be final and an election campaign period of two weeks followed<br></li><li>The election committee sent out general questions to all candidates and asked them to answer publicly through the official facebook group.<br></li><li>During the election campaign period, the election committee verified the membership of all voters and provided Victor with the Arabic text and names of candidates so that to have the voting form prepared in Arabic (it was the first time he does it in Arabic apparently).<br></li><li>Upon the end of the campaign period, Victor sent out the approved SurveyMonkey voting form, which allowed anonymous voting by all members.<br></li><li>Two weeks were allowed for voting and upon the end of the period, Victor sent out the final results to all members by email and the results were announced. That's what we did yesterday!<br></li></ol><p></p><p>Note that the official means of communication for the chapter were email and through the official website (<a href="http://isoc.ye">http://isoc.ye</a>) and we also added the closed facebook group as an optional means of outreach.</p><p>I hope you find the above useful.</p><p>Let me know if you have any questions or thoughts (OFFLIST PLEASE). I encourage you all to engage in e-voting since it is very productive, flexible and transparent since the e-voting process was coordinated by ISOC staff, which gives a lot of legitimacy and trust of members.</p><p>Best.</p><p>Walid Al-Saqaf<br>ISOC-Yemen</p><div><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><br>
</div></div></div>
</div></div>