<div dir="ltr"><div><div>Thanks for this initiative. I consider it very relevant. Some comments:<br><br>1. "...with the understanding that staff retains full ownership for the final version" is overstating the case a bit. Although there is no question that Staff have to steer the document through multiple consultations with members (and other stakeholders) to reach a final version, the current language ("full ownership") does not seem to acknowledge the sovereign role of the membership. Perhaps a milder reformulation that balances the respective roles of staff and members would help.<br><br></div>2. Although it's somewhat on a tangent, I would also like to point out that there is a very real gap in countries where there are multiple Internet Society Chapters without a 'national' chapter. For instance, India has five local ISOC chapters, but no national chapter nor a national co-ordination body. In many countries, there is a role for a country-level civil society organization for Internet-related aspects that can liaise, co-ordinate and work in other ways with the national government. This is perhaps a good role for an ISOC Chapter (or other grouping ISOC structure made of members/chapters). The risk is that if ISOC does not provide such a structure, other non-ISOC structures/organizations will emerge to claim this space. <br><br><br><br><br><br><br></div>satish<br><br><br></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Mon, Aug 22, 2016 at 3:10 AM, CW Mail <span dir="ltr"><<a href="mailto:mail@christopherwilkinson.eu" target="_blank">mail@christopherwilkinson.eu</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Good evening:<br>
<br>
I have read the proposal for greater involvement of Chapters …<br>
In general I support this initiative, based as it is on one of the primary objectives of the Chapters' Advisory Council as proposed in 2010.<br>
<br>
I would however suggest that the role of the ISOC staff is overstated in the proposed text.<br>
<br>
(a)     ISOC staff should act as the secretariat for the membership.<br>
<br>
(b)     In most areas of policy, particularly those with a regional or national dimension, the staff do not have any better professional or political appreciation than our membership.<br>
<br>
( c)    It must be made quite clear by the staff that they do not intend to use their safeguards in the present draft text to override the opinion of the Chapters concerned.<br>
<br>
(d)     Interested Chapters should take the initiative to prepare relevant policy statements for the Internet Society either regionally or globally.<br>
<br>
Regards<br>
<br>
CW<br>
<div><div class="h5"><br>
<br>
On 19 Aug 2016, at 21:11, avri doria <<a href="mailto:avri@acm.org">avri@acm.org</a>> wrote:<br>
<br>
> Dear ChAC delegates,<br>
><br>
> The ChAC Steering Committee has reviewed "A proposal for greater<br>
> involvement of Chapters in the position and policy brief development<br>
> process"  (below & attached) and is submitting it to the Chapter Council<br>
> for approval.<br>
><br>
> Decisions by the ChAC are governed by the Rules & Procedure paragraph 6<br>
><br>
>> Substantive decisions, in particular regarding advice and<br>
>> recommendations, shall be made by the AC. Decisions may be made by<br>
>> electronic means (e.g. E-Mail, electronic voting systems, etc.) or<br>
>> during remote (audio/video conferencing) or physical meetings.<br>
>> Decisions shall normally be taken by consensus (meaning lack of formal<br>
>> opposition). If consensus cannot be achieved, then the Chair of the AC<br>
>> Steering Committee shall organize a vote. In case of voting, decisions<br>
>> shall be taken by a majority vote of the delegates to the AC. The<br>
>> quorum shall be nineteen (19) delegates. In case of tie, the matter<br>
>> will be resubmitted for discussion and a new vote. Votes will be<br>
>> secret. The tally of votes (for, against, abstain, did not vote) will<br>
>> be published. Abstentions will be counted towards determining the quorum.<br>
><br>
> At this point I would like to open discussion on this proposal for the<br>
> next week - until 8/27 1200 UTC.  At that point I will initiate a<br>
> consensus call on the document, including any changes that may be<br>
> warranted as part of the discussion.  This consensus call will also be<br>
> scheduled for 1 week.  Should the document not meet with consensus, I<br>
> will then request that we continue discussion on it and will bring it to<br>
> a vote.<br>
><br>
> Thank you<br>
><br>
> Avri Doria<br>
><br>
> (for the ChAC SC)<br>
><br>
><br>
> -----<br>
><br>
> *A proposal for greater involvement of Chapters in the position and<br>
> policy brief development process*<br>
><br>
> *Background*<br>
><br>
> In the past, there have been occasions when ISOC staff met with national<br>
> policy makers without involving the national chapter in any way. Since<br>
> national chapters often have good relations with national officials, it<br>
> would be preferable if the chapters are also involved in meetings with<br>
> national officials. We propose a recommendation below to that effect.<br>
><br>
> At present, there does not seem to be a consistent practice within ISOC<br>
> regarding the role of the membership in the policy development<br>
> process and the preparation of background and position papers that ISOC<br>
> puts forward. Specifically, some policy papers are submitted to the<br>
> membership for comment, specifically the policy briefs, while others<br>
> papers, such as position papers, are not. In one case, the membership<br>
> was not informed of a specific submission. It appears to us that<br>
> systematic consultation with the membership can only improve the quality<br>
> of a policy, background paper, or position paper. The intent is not to<br>
> change ISOC's current decision-making process for such papers: staff<br>
> would remain fully responsible for the final version of the paper. The<br>
> intent is to allow staff to benefit systematically from the views of the<br>
> membership, and to decide whether or how to incorporate comments from<br>
> the membership. We propose a recommendation below to that effect.<br>
><br>
><br>
> *Recommendations*<br>
><br>
> Review with the relevant chapters, policy positions and alliances before<br>
> they are made, and inform them of meetings with national policy<br>
> makers, unless time constraints do not permit it. We have active mailing<br>
> lists that can make it quick and easy.<br>
><br>
> In general, policy, background and position papers, including policy<br>
> briefs should be submitted to the membership for comment prior to<br>
> publication, with the understanding that staff retains full ownership<br>
> for the final version. Staff can choose the most appropriate method to<br>
> consult the membership, for example by asking for volunteers to review<br>
> drafts, by posting a draft for comment to a mailing list, by convening a<br>
> virtual meeting to discuss the issues, etc.<br>
><br>
> Further, when papers are published and/or submitted to some entity<br>
> outside ISOC, the membership should be informed and a link to the paper<br>
> should be sent to the appropriate mailing list and to the Chapter<br>
> Delegate's mailing list just prior to the publication or submission.<br>
><br>
><br>
><br>
><br>
> ---<br>
> This email has been checked for viruses by Avast antivirus software.<br>
> <a href="https://www.avast.com/antivirus" rel="noreferrer" target="_blank">https://www.avast.com/<wbr>antivirus</a><br>
</div></div>> <A proposal for greater involvement of C...brief development process on Box Notes.pdf>____________________<wbr>___________________________<br>
<div class="HOEnZb"><div class="h5">> As an Internet Society Chapter Officer you are automatically subscribed<br>
> to this list, which is regularly synchronized with the Internet Society<br>
> Chapter Portal (AMS): <a href="https://portal.isoc.org" rel="noreferrer" target="_blank">https://portal.isoc.org</a><br>
<br>
______________________________<wbr>_________________<br>
As an Internet Society Chapter Officer you are automatically subscribed<br>
to this list, which is regularly synchronized with the Internet Society<br>
Chapter Portal (AMS): <a href="https://portal.isoc.org" rel="noreferrer" target="_blank">https://portal.isoc.org</a><br>
</div></div></blockquote></div><br></div>