<html><body style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; ">Dear Colleagues,<div><br></div><div>The introduction below "Consulting you about a proposed consultation process" is posted for Fred Baker, who is writing on behalf of the Sphere Consultation project group:</div><div><div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></div><div class="MsoNormal">For a French version of his introduction see :  </div><div class="MsoNormal"><a href="http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-download_file.php?fileId=58">http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-download_file.php?fileId=58</a></div><div><br></div><div>For a Spanish version of his introduction see: </div><div><a href="http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-download_file.php?fileId=59">http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-download_file.php?fileId=59</a></div><div><br></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US">The Sphere Consultation committee, which consists of people from three continents, several Chapters, one Individual member, and ISOC HQ, as part of the Sphere project was asked to discuss and formulate a proposed protocol or procedure for consultation in ISOC. We have formulated a proposal, and solicit your constructive comments on it. You will find it at:</span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"><a href="http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-download_file.php?fileId=54">http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-download_file.php?fileId=54</a><span>   </span>(English)<o:p></o:p></span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"><a href="http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-download_file.php?fileId=55">http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-download_file.php?fileId=55</a><span>  </span>(French)</span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"><a href="http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-download_file.php?fileId=56">http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-download_file.php?fileId=56</a> (Spanish)<o:p></o:p></span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US">We propose to use the proposed procedure first to discuss the procedure, and then to discuss a couple of other topics (to be determined) and then with that experience to finalize it. The final documents will be sent to the Sphere-SIT team to present to the ISOC Executive Team as a recommendation for ISOC to use.</span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US">We already recognize some issues with the proposed procedure, which limits itself to discussing policy when it could easily be expanded to cover any topic, and talks a lot about Chapters when it really should be discussing all ISOC constituencies - Chapters, Organizational members, Individual members, the board, and the staff. There have also been calls for it to be part of a procedure formalized by the Board of Trustees. We feel, however, that it is ready to be reviewed, and changes of that type can be incorporated along with the comments from throughout the Society.</span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US">Ultimately, we don't think the real need is for a formal procedure; what we need is a vehicle and guidelines for having constructive conversations. As such, this is more an outline of how one might have a constructive discussion on a topic than a set of rules that must be applied in rote order. The term "consultation", (according to several dictionaries) means "to discuss", especially "to seek expert opinion on a stated topic with a view to saying and doing the right thing". For any given question that a group wants to ask ISOC for it's opinion on, we recommend that someone - staff, Organizational members, Chapter leaders, or whoever - make a statement in a formal sense and invite commentary on it, using Internet-based tools like blogs, wikis, or direct communication via email, instant messaging, or applications like Marratech. The important components are that:</span></div><div class="MsoNormal"><br></div><p class="MsoNormal" style="margin-left: 27pt; text-indent: -18pt; "><span lang="EN-US">1.<span style="font: normal normal normal 7pt/normal 'Times New Roman'; ">     </span></span><span lang="EN-US">An appropriate statement is made,</span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left: 27pt; text-indent: -18pt; "><span lang="EN-US">2.<span style="font: normal normal normal 7pt/normal 'Times New Roman'; ">     </span></span><span lang="EN-US">The discussion happens in the open,</span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left: 27pt; text-indent: -18pt; "><span lang="EN-US">3.<span style="font: normal normal normal 7pt/normal 'Times New Roman'; ">     </span></span><span lang="EN-US">Sufficient time is allowed for deliberation and discussion to in fact happen (this being weeks to months in most cases)</span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left: 27pt; text-indent: -18pt; "><span lang="EN-US">4.<span style="font: normal normal normal 7pt/normal 'Times New Roman'; ">     </span></span><span lang="EN-US">In time, results or conclusions are reached,</span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left: 27pt; text-indent: -18pt; "><span lang="EN-US">5.<span style="font: normal normal normal 7pt/normal 'Times New Roman'; ">     </span></span><span lang="EN-US">The statement is updated to reflect the conversation, and</span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left: 27pt; text-indent: -18pt; "><span lang="EN-US">6.<span style="font: normal normal normal 7pt/normal 'Times New Roman'; ">     </span></span><span lang="EN-US">The result is archived for later access, potentially by parties outside of ISOC.</span></p><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US">The way that statement is used is something that should have been stated up front; if we are developing an ISOC position or a Chapter position on a topic, discussants should know that we are doing so and what the question is, and the outcome should be posted and used as that position. Also, any relevant information should be made available in as fair and neutral a manner as possible; the questions " Should GM crops be banned until proven 100% safe? " and “Should GM crops be encouraged as a solution to growing world hunger?" will get very different answers depending on the information available and wording of the question.</span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US">We think that any ISOC body should be able to ask a relevant question of the remainder of ISOC and use the outcome for purposes that are in line with ISOC principles. We suspect that the outcomes will be helpful to other bodies as well; if one of the questions has to do with, say, issues related to IPv4 addressing and the transition to IPv6, one could imagine the OECD referring to the discussion and learning from it.</span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US">We would recommend against trying to regulate the comments made in excessive ways. If a given consultation is conducted using a blog, for example, one will need to guard against trackback spam, and one might want to moderate the responses to ensure that the discussion remains on topic. ISOC's principles of openness call for erring in the direction of inclusiveness as opposed to exclusion. If one takes IETF discussions as a model, the IETF welcomes all participants, discards identifiable spam, and makes the few decisions to deny posting privileges very publicly and very deliberately. The IETF's procedure for that is documented in RFC 3863.</span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US">We would then suggest using the procedure to address one the several topics that have been proposed in the Sphere context. For example, if there is interest in having informed discussion on Net Neutrality, one might have a proposed ISOC statement prepared and invite articles by proponents of the various viewpoints, and then ask ISOC's various constituencies to read the material and comment with a view to constructing a statement by ISOC that is both informed and informative, and helpful to the various communities concerned with the topic. We will ask the SIT Team to select two or three topics it would like to see discussed. We would like the members of Sphere-Consult to be active participants in those discussions, with a view to understanding the dynamics and the effectiveness of this discussion approach.</span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US">After those trial runs have completed, Sphere-Consult proposes to come together again to discuss the results and make any changes to the procedure that seem warranted, and then consider that outcome our final product.</span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US">At this point, we would very much appreciate your feedback on the guidelines we have developed - what you like and what you would like to change.<span>  </span>Most importantly, if you want a change, we need to know what what text you would delete, replace, or add and what the new text would be. We would like to see a comment, if only "works for us", from everyone.   We encourage all Internet Society members of whatever category to contribute to making these guidelines the best that they can be.</span></div><div class="MsoNormal"><br></div><div class="MsoNormal">Please post your comments to the Blog at: </div><div class="MsoNormal"><br></div><div class="MsoNormal"><a href="http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-view_blog.php?blogId=2">http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-view_blog.php?blogId=2</a></div><div class="MsoNormal"> </div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US">Fred Baker</span></div><div class="MsoNormal"><span lang="EN-US">Speaking for the Sphere "Consultation" group.</span></div><div class="MsoNormal"><br></div><div class="MsoNormal">More information about the Sphere Project:</div><div class="MsoNormal"><br></div><div class="MsoNormal">Visit: <a href="http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-index.php?page=Sphere+Project">http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-index.php?page=Sphere+Project</a> </div><div class="MsoNormal">Email <<a href="mailto:sphere-project-admin@elists.isoc.org">sphere-project-admin@elists.isoc.org</a>> if you would like to join a group or have any questions.</div><div class="MsoNormal"><br></div></div></div><div><br></div><div><br></div></body></html>